FörvaltningAtt välja rätt förvaltare är viktigt för bostadsrättsföreningar och fastighetsägare men hur värjer man sig från obehagliga överraskningar av teknisk eller ekonomisk art? SFK Estate Magazine förklarar vad du behöver tänka på innan du väljer förvaltare.

Det var en gång en tid när fastighetsägare själva skötte om sina hus. Ett trasigt rör innebar att boende knackade på hos husets fastighetsvärd som knatade över och lagade läckan. Men i och med finanskrisen vid 1990- talets början förändrades situationen. En växande marknad av fristående förvaltare uppstod.

För de flesta fastighetsägare och bostadsrättsföreningar är det praktiskt att lägga ut den tekniska och ekonomiska förvaltningen på entreprenad. Detta kan sänka kostnaderna genom att pengarna används mer effektivt än vad de gjorde i den egna organisationen.

Tommy Bergquist är programledare vid Fastighetsekonomiprogrammet på Handels- högskolan vid Karlstads universitet. Han poängterar att vissa föreningar handlar upp både ekonomisk och teknisk förvaltning från samma aktör medan andra handlar från olika.

– Det är alltid en fråga om att ha rätt ambitionsnivå i förvaltningen för att inte råka ut för obehagliga överraskningar av teknisk eller ekonomisk art – en billig förvaltning kan bli dyrare för föreningen i slutändan om förvaltningen inte sköts på rätt sätt. Å andra sidan kan ett ”all inclusive-erbjudande” med för hög ambitionsnivå bli onödigt dyrt, säger Tommy Bergquist och fortsätter:

– Att regelbundet ta in offerter på förvaltning från andra aktörer kan också göra att nuvarande anstränger sig lite mer när denne vet att avtalet inte bara löper på per automatik, säger Tommy Bergquist.

För att ytterligare motivera förvaltarna kan man arbeta med att mäta kundnöjdhet kring den utförda förvaltningen.

Kunnig styrelse en fördel

En påläst styrelse är en förutsättning när små bostadsrättsföreningar ska handla upp förvaltning. Styrelsen bör förvissa sig om att förvaltaren är seriös och har den kompetens de utger sig för att ha. Missa inte att begära in referenser och att kontakta dessa.

– Det gäller att hitta en bra ambitionsnivå och att kunna jämföra olika erbjudanden. En styrelse som sitter i knäet på förvaltaren får sannolikt inte den mest optimala förvaltningen, säger Tommy Bergquist.

Att som bostadsrättsförening välja in personer till styrelsen som är duktiga på affärsrelationer är en fördel. Gärna fastigheter, men enligt Tommy Bergquist kommer man ganska långt med erfarenhet från övriga arbetslivet. Saknas kompetensen kan det vara värt att investera i utbildning av styrelsemedlemmarna.

Genom att upphandla förvaltning utifrån de standardiserade förvaltningsavtalen (Aff) som Fastighetsägarna och Sabo tagit fram kan upphandlingen gå smidigare. Men för stora bostadsrättsföreningar och fastighetsbolag kan en konsulttjänst vara en välgjord investering men då det kostar närmre hundratusen kronor är det generellt för dyrt för de mindre föreningarna.

Det gäller att vara vaksam när man jämför offerter. Ett lågt anbud från en leverantör kan innebära att kostnader för extratjänster dyker upp. Exempelvis, om själva skötseln inte görs till hundra procent kan leverantören fakturera för de reparationer som blir nödvändiga. Se därför till att säkerställa att driftavtalet för underhållet är detaljerat och specificerar exakt vad leverantören förväntas göra.

Fundera också kring vilken betalningsmodell som passar. Många förvaltare tar ut en årsavgift och en separat kostnad per utryckning. För mindre bostadsrättsföreningar kan det dock vara värt att betala lite mer per gång jämfört med att betala en dyr årsavgift. Stora föreningar har kanske en anställd fastighetsskötare, ska man då ha en förvaltare också som fördelar arbetet eller ska styrelsen göra detta?

Vikten av en seriös aktör

Det är bristen på tid och kompetens som gör att man tar in hjälp men att lägga ned tid på att göra en ordentlig kravspecifikation och en noggrann upphandling där du personligen träffar potentiella förvaltare är viktigt. En fastighet kommer sannolikt att stå kvar om 50 år. Därför gäller det att tänka långsiktigt i valet av leverantör. Tom Nordin, försäljningschef på Fastighetsägarna Service, påpekar att konsekvenserna av felaktiga handlingar i dag kan dyka upp först ett antal år senare.

– Vi har tyvärr sett exempel där den ekonomiska förvaltaren skrivit av för lite av fastigheten eller satt av för lite pengar och allt ser bra ut för stunden. Man kan uppvisa ett positivt resultat men vad som egentligen sker är att kommande underhållsbehov glöms bort och att framtida föreningsmedlemmar kommer att få ta den ekonomiska smällen, säger Tom Nordin.

Det är viktigt att det finns en person bakom varje tjänst eftersom att det är denne som till sist kommer vara utförare.
Bostadsrättsföreningen eller fastighetsägaren måste alltså ha ett fungerande samarbete med vald aktör för att allt skall kunna flyta på så smidigt som möjligt. Om förvaltaren rationaliserat hårt kanske man inte får den servicenivå man tänkt sig. Ta reda på hur det fungerar hos respektive förvaltare. Kommer det finnas en person som har koll på just min förening?

– Jag tycker att det är viktigt att man väljer en aktör som har en bredd, en som kan hjälpa till oavsett om det rör sig om juridiska, tekniska eller ekonomiska frågor. Har man förtroende för den man samarbetar med så finns det mycket tid att spara, säger Tom Nordin och fortsätter:
– Det är viktigt att bostadsrättsföreningar utgår från sin specifika situation och diskuterar fram en lösning som passar just dem. Det är vald aktörs ansvar att tillhandahålla all kompetens och att vägleda föreningen.

För att man som kund ska få en så tidseffektiv hantering som möjligt bör leverantören löpande investera i systemstöd. Ett modernt system är nödvändigt för att förvaltaren ska kunna leverera en tidseffektiv lösning med allt från attestering av fakturor till sparad historik. Genom många nyare system kan bostadsrättsföreningar och fastighetsägare komma åt information via surfplattor och smartphones.

– Gamla system har ofta inte samma smidiga lösningar som nya, med exempelvis attestering av fakturor och så vidare. Vi vet att de flesta bostadsrättsföreningar består av människor som du och jag. Personer som till vardags ägnar sig åt andra saker än fastigheter och där tid är en bristvara.

Att spara tid och pengar blir möjlighet med rätt förvaltare. Och rätt förvaltare hittar du genom att genomföra en mycket noggrann upphandling och sedan övervaka att både den tekniska och den ekonomiska förvaltningen utförs på rätt sätt och i rätt tid.

Expertens bästa tips

Göran Larsson, fd vd på Bostadsrätterna, nu fristående bostadsrättskonsult med specialisering på bostadsrättsjuridik tipsar om vad som viktigast att tänka på när du ska välja ekonomisk förvaltare.

– Ekonomisk förvaltning handlar mycket om förtroende. Kontrollera hur förvaltaren hanterar pengarna. Står de på ett klientmedelkonto separat från förvaltarens övriga pengar? Detta är att föredra. Alternativt ordnar styrelsen ett konto dit förvaltaren har fullmakt.

– Räntan är en oerhört viktig faktor, ofta tar förvaltaren räntan och stoppar i egen ficka. När du jämför förvaltningsarvoden måste alltså räntan med i ekvationen. Se också över vad som annars ingår i arvodet. Missa inte tryck och distribution av årsredovisningen och porto när fakturor skickas ut. Dessa kostnader tillkommer ofta på fakturan.

– Säkerställ att förvaltaren har en förmögenhetsbrottsförsäkring.

– Även om en bostadsrättsförening lägger ut den ekonomiska förvaltningen till en leverantör är styrelsen fortfarande ansvarig. Så håll koll på hur ekonomin sköts. För att lyckas behöver du ta reda på hur ofta du kommer att få ekonomiska rapporter. I en stor förening kan det vara fördelaktigt att få rapporter med olika hus specificerat separat. Det kan också gå att själv klicka in i förvaltarens system och ta fram de rapporter du vill ha.

– Ta alltid in referenser på de förvaltare du väljer mellan.

Kört fast i förvaltarvalet?

Jahn Wahlbäck, Sälj- & Marknadschef/Partner på Fasticon ger dig sina bästa tips inför förvaltarvalet. Ett starkt partnerskap och tydlig uppdragsbeskrivning är A och O enligt honom.

1. Lär dig din fastighet och hyresgästernas/bostadsrättshavarnas krav och önskemål om kvalitet och service.
2. Upprätta en flerårig verksamhetsplan med vision och mål kring fastighetens utveckling.
3. Lista alla tjänster och arbetsuppgifter som behöver utföras för att uppfylla dessa krav.
4. Ta beslut om vad som ska utföras i egen regi och vad som kan utföras en extern förvaltare.
5. Upprätta beskrivningar över samtliga tjänster enligt Aff (Avtal för fastighetsförvaltning).
6. Handla upp tjänsterna med stöd av Aff och andra branschdokument som exempelvis AB, ABT & ABK.
7. Utveckla tydliga roller mellan beställare och leverantör.
8. Upprätta en Aktivitets- och Tidplan över vad som ska göras under året.
9. Implementera.
10. Led, styr och följ upp!
11. Var öppen, tydlig och ärlig i dina intentioner och arbeta med ständiga förbättringar.
12. Bygg upp ett partnerskap där man sätter gemensamma mål tillsammans med sina leverantörer.
13. Billigast är inte alltid bäst, satsa därför på kvalitet och långsiktiga relationer

Text: Wilda Nilsson